Statuts d'un dossier AGOA

Chaque dossier AGOA dans PV-Express progresse à travers une machine d'états de 9 statuts qui reflètent son avancement, du brouillon à l'archivage. Comprendre ces statuts permet de filtrer efficacement la liste des dossiers et de savoir exactement ce qui bloque (ou non) un dossier donné.

Les 9 statuts

Diagramme des transitions

                  ┌──────────┐
                  │  draft   │
                  └────┬─────┘
                       │ upload PDF
                       v
                  ┌──────────┐
                  │   ocr    │ (sauté si PDF natif)
                  └────┬─────┘
                       │
                       v
                  ┌────────────┐
                  │ extracting │
                  └────┬───────┘
                       │ extraction OK
                       v
                  ┌──────────┐         ┌──────────┐
                  │  review  │────────>│  error   │
                  └────┬─────┘         └────┬─────┘
                       │ validation         │ retry
                       v                    │
                  ┌─────────────┐<──────────┘
                  │  generated  │
                  └────┬────────┘
                       │ signature lancée + signée
                       v
                  ┌──────────┐
                  │  signed  │
                  └────┬─────┘
                       │ dépôt greffe confirmé
                       v
                  ┌────────────┐
                  │ deposited  │
                  └────┬───────┘
                       │ archivage manuel ou auto (90j)
                       v
                  ┌────────────┐
                  │  archived  │
                  └────────────┘

Détail par statut

draft

État initial à la création d'un dossier. Le dossier existe en DB avec juste son nom et son tenant_id, mais aucune plaquette n'est uploadée. Visible dans la liste filtrée "Brouillons".

Transitions sortantes : ocr (upload PDF scanné) ou extracting (upload PDF natif), archived (suppression annulée).

ocr

L'OCR Mistral est en cours de traitement. Statut transitoire, dure en moyenne 12 secondes pour 10 pages. La fiche dossier affiche un spinner avec progress bar.

Transitions sortantes : extracting (succès), error (échec après 3 retries).

extracting

L'extraction LLM est en cours (Claude Sonnet 4.7 ou fallback Mistral Large 2). Statut transitoire, ~18 secondes.

Transitions sortantes : review (succès), error (échec).

review

Les données sont extraites et stockées dans raw_extraction, en attente de validation par le collaborateur. C'est le statut où un dossier peut stagner le plus longtemps (le temps que le collaborateur ait 5 minutes pour réviser).

Transitions sortantes : generated (validation), retour extracting (re-upload d'une nouvelle plaquette).

generated

La pochette ZIP de 8 documents est générée et disponible au téléchargement. Le dossier peut rester dans cet état si le cabinet choisit la signature manuscrite (téléchargement + impression).

Transitions sortantes : signed (workflow Yousign complété), retour review (régénération après modification), archived (clôture manuelle).

signed

Tous les signataires (président + secrétaire + scrutateur le cas échéant) ont signé électroniquement via Yousign QES. Le PDF signé final est attaché au dossier, signé en tant que signed_pdf_url.

Transitions sortantes : deposited (confirmation dépôt greffe), archived (clôture si pas de dépôt requis, ex : SCI à l'IR).

deposited

Le bordereau et les documents ont été déposés au greffe (papier ou Infogreffe). Le dossier est techniquement terminé. La date de dépôt est enregistrée dans deposited_at.

Transitions sortantes : archived (manuel ou automatique après 90 jours).

archived

Dossier clôturé, accès en lecture seule. Reste consultable et téléchargeable mais ne peut plus être modifié. Sortie de la vue par défaut "Dossiers actifs".

Transitions sortantes : aucune (terminal). Possibilité de désarchiver via action admin.

error

Quelque chose s'est mal passé dans le pipeline. Le champ error_message contient le détail technique, et un bouton "Réessayer" est affiché sur la fiche dossier. Les causes typiques :

Affichage en badge sur la fiche dossier

Le statut est affiché en haut de la fiche dossier sous forme de badge coloré (cf. tableau ci-dessus), avec tooltip au survol qui explique l'action attendue. Dans la liste des dossiers, une colonne dédiée "Statut" permet le filtrage et le tri.

Filtres rapides disponibles :

• À traiter (statuts review)
• En cours (ocr, extracting, generated, signed)
• Terminés (deposited, archived)
• Erreurs (error)

Audit log des changements de statut

Chaque transition de statut est loguée dans Audit log avec :

• Statut avant / après
• Timestamp UTC
• User à l'origine de la transition (ou system pour transitions automatiques du pipeline)
• Cause éventuelle (ex : "OCR retry 3 failed: timeout")

Cela permet de reconstituer l'historique complet d'un dossier en cas d'audit interne ou de contestation client.

Et ensuite ?

Pour comprendre comment passer du statut generated à signed, voir Envoyer pour signature.

Pour configurer le branding qui apparaît sur les documents générés au statut generated, voir Branding cabinet.