Préférences PV par défaut

Les préférences PV par défaut permettent de définir, au niveau du cabinet, des valeurs qui seront pré-remplies dans chaque nouveau dossier. L'objectif est simple : éviter de saisir les mêmes informations à chaque dossier alors qu'elles sont identiques 95% du temps. Ces valeurs restent éditables au cas par cas dans chaque dossier.

Où se trouvent ces réglages ?

Menu Settings → Cabinet → Préférences PV par défaut.

Réservé aux rôles owner et manager (voir Permissions par rôle). Le rôle collaborator hérite des valeurs par défaut sans pouvoir les modifier au niveau cabinet — il peut seulement les surcharger ponctuellement dans un dossier qu'il édite.

Les 2 paramètres disponibles

1. Délai par défaut entre clôture d'exercice et AGOA

L'article L. 232-1 du Code de commerce impose que l'AGOA se tienne dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice. PV-Express applique donc par défaut 180 jours = la date AGOA = date de clôture + 180 jours.

Pourquoi modifier cette valeur ?

• Cabinet en avance : si vous tenez les AGOA dès avril pour les clôtures du 31/12, vous pouvez régler par exemple 120 jours pour pré-remplir au 30 avril.
• Process organisationnel : certains cabinets préfèrent placer l'AGOA à 90 jours pour pouvoir la déposer au greffe avant la fin de l'exercice fiscal du client.
• Prolongation judiciaire : en cas d'ordonnance sur requête au président du tribunal, le délai peut être étendu au-delà de 180 jours (généralement +3 mois). Cas exceptionnel et dossier-spécifique — à gérer dossier par dossier, pas en valeur cabinet.

Avertissement automatique

Si la valeur configurée dépasse 180 jours, PV-Express affiche un avertissement à chaque création de dossier :

Le délai configuré dépasse le maximum légal de l'art. L. 232-1. Vérifiez qu'une ordonnance de prolongation est bien en place.

L'enregistrement reste possible — PV-Express n'impose pas la limite légale, il alerte seulement.

2. Heure d'AG par défaut

L'heure pré-remplie pour la tenue de l'assemblée. Apparaît dans :

• Le PV d'AGOA (« L'assemblée s'est ouverte à 10 heures »)
• La feuille de présence (heure d'arrivée des participants)
• La convocation si générée par PV-Express (voir Générer une pochette)

Bonnes pratiques

• 10:00 est le standard de fait pour les AGOA papier (PV rétroactif, sans présence physique réelle).
• 14:00 ou 17:00 peuvent être utilisés si vos clients tiennent effectivement des assemblées en début/fin de journée.
• 08:30 ou 18:30 sont à éviter (créent suspicion d'AG fictive dans les cas de contrôle URSSAF/contentieux).

Édition au cas par cas

Les valeurs par défaut ne verrouillent jamais un dossier. Lors de la création d'un dossier, l'utilisateur (peu importe son rôle) voit les valeurs pré-remplies dans les champs et peut les modifier librement avant validation.

C'est utile par exemple :

• Pour un client qui a obtenu une prolongation par ordonnance, saisir manuellement la date d'AGOA hors délai standard.
• Pour un client qui tient son AGOA en présentiel à une heure spécifique (matinée actionnaires, conseil d'administration).

Pourquoi ces 2 seuls paramètres ?

PV-Express limite volontairement les préférences cabinet aux 2 champs qui sont identiques d'un client à l'autre. D'autres champs (quorum, modalités de vote, président de séance) varient selon la forme juridique et les statuts du client — il serait dangereux de les pré-remplir au niveau cabinet.

L'analyse de 200+ cabinets EC en POC a confirmé que ces 2 valeurs représentent 80% du gain de temps sur les pré-remplissages possibles, sans risque d'erreur.

Audit log

Toute modification des préférences PV par défaut est journalisée :

• Identité de l'utilisateur (email + rôle)
• Horodatage UTC
• Anciennes et nouvelles valeurs

Consultable par owner/manager dans Settings → Audit log.

Et après ?

Une fois les préférences configurées, l'étape suivante consiste à inviter les membres de votre équipe pour que vos collaborateurs puissent commencer à produire des dossiers.